COLUNA | Descarte de documentos físicos pelas empresas

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Uma empresa que trabalha e opera muitos documentos que contém dados pessoais, sejam eles físicos ou digitais devem assegurar a destinação desses documentos. isso porque, o descarte de documentos físicos abre grandes portas para o vazamento de dados sigilosos da empresa e dos funcionários.

Os empresários devem se atentarem a Lei Geral de Proteção de Dados, que regulamenta esse tema (LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018).

De acordo com a lei, é permitido que as empresas realizem o descarte de papéis após o arquivamento digital, observando as exceções e critérios definidos pela legislação. Vale mencionar que os documentos digitais têm o mesmo valor legal que os documentos fisicos.

Desta maneira, os dados pessoais devem ser eliminados após o término do seu tratamento, com exceção das situações que é necessário utilizá-los para cumprir obrigações legais, fins de pesquisa ou transferir a terceiros com o devido processo de anonimização dos dados.

Apesar dos receios, há várias razões para migrar informações para meios digitais, tais como liberação de espaço físico, maior segurança na gestão, preservação ambiental com menos consumo de papel e reciclagem, além de redução de custos aos empresários.

Conforme o decreto n° 10.278 de 2020, a digitalização de documentos físicos deve assegurar a integridade e a confiabilidade dos documentos e dos procedimentos, a rastreabilidade,padrões técnicos para garantir a qualidade de imagem, de legibilidade e de uso.

Após cumprir as formalidades do Decreto, os documentos físicos podem ser descartados, desde que não possuam valor histórico.

A possibilidade de eliminação dos documentos físicos está prevista na lei 12.682/2012 em que estabelece a necessidade de digitalização e arquivamento de documentos em meios eletrônicos, para somente depois descartar os físicos.

Veja, o art. 2°, parágrafo 1° da lei dispõe que “Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação especifica".

Portanto, é sempre muito importante que todos nós, especificamente os empresários, conheçam da destinação de documentos nas empresas, sob pena de prejuízos e sanções administrativas e judiciais.

Dra. Denise Rodrigues Martins Forti

OAB/ SP 268.228